행사 RSVP, 엑셀 입력 말고 '모바일 초대장'으로 끝내세요
- 현수 임
- 12월 18일
- 3분 분량
성공적인 고객 초대 행사를 위해 담당자님은 지난 몇 달간 수많은 체크리스트를 지워오셨을 겁니다. 행사장 대관부터 케이터링 메뉴 선정, 연사 섭외, 그리고 참석자를 위한 기프트까지. 빈틈없이 준비를 마치셨겠죠.
하지만, 이 모든 하드웨어 준비가 끝나도 행사 전날 밤까지 담당자의 발목을 잡는 가장 까다로운 관문이 남아있습니다. 바로 '최종 참석자 명단(RSVP) 확정'입니다.
초대장을 발송한 이후부터 담당자의 휴대폰은 쉴 새 없이 울리기 마련입니다. 특히 중요한 VIP 초대장일수록 전화, 문자, 이메일, 비서를 통한 연락 등 회신 경로가 복잡해지죠. 이 흩어진 연락들을 엑셀에 하나하나 옮겨 적다 보면, 정작 중요한 행사 콘텐츠 점검보다 명단 타이핑에 더 많은 에너지를 쏟게 되는 주객전도의 상황이 발생하곤 합니다.
오늘 이 글에서는 중요한 '고객 초대 행사'의 격식은 유지하면서, 담당자님을 가장 힘들게 했던 'RSVP 수기 취합'의 비효율을 '모바일 초대장' 이라는 기술로 자동화하는 방법에 대해 이야기해 보려 합니다.
VIP 행사에서 연락 채널이 '파편화'될 수밖에 없는 이유
일반적인 행사라면 온라인 링크 하나로 신청받으면 그만입니다. 하지만 특정 고객만을 위한 초청 행사나 소수만을 위한 VIP 행사 담당자님들이 겪는 고충은 '연락 채널의 필연적 파편화'에 있을 텐데요.
왜 VIP의 회신은 한 곳으로 모이지 않고 전화, 문자, 이메일로 흩어질까요?
대리인의 개입: VIP 고객은 직접 일정을 챙기기보다 수행비서나 담당 직원을 통해 의사를 전달하는 경우가 많습니다. 비서진은 업무 관행상 이메일이나 문자로 공식 회신을 보내는 것을 선호합니다.
전담 직원과의 관계 : 특정 고객 또는 VIP 고객은 모르는 웹사이트에 접속하기보다, 평소 친분이 있는 담당 직원이나 주최측에 직접 전화를 걸어 ‘이번에 참석하겠다’고 말하는 것이 훨씬 편안하고 익숙한 의전 방식입니다.
이러한 '사람 중심의 의전'은 VIP 서비스의 핵심이지만, 아이러니하게도 데이터를 관리해야 하는 실무자에게는 '누락'을 유발하는 가장 큰 리스크가 되기도 합니다. "박 대표님 수행비서분은 문자로 연락 주셨고, 김 이사님은 아까 통화로 참석한다고 하셨고..." 이렇게 흩어진 조각들을 엑셀에 옮겨 적는 과정에서 오타가 나거나 업데이트가 누락되는 것은, 담당자의 역량 문제가 아니라 구조적인 비효율이라고 볼 수 있죠.
모든 소통을 '하나의 링크'로 모으는 모바일 초대장 전략
이 구조적인 문제를 해결하는 방법은 생각보다 간단합니다. 다양한 경로로 들어오는 의사 표시를 'CdBd 모바일 초대장'이라는 하나의 개인화된 URL에 담는 것입니다.
비서진에게 안내: "보내드린 모바일 초대장 링크에서 차량 번호와 함께 등록해 주시면, 의전에 차질 없이 준비하겠습니다"라고 안내하여 자연스럽게 시스템 입력을 유도할 수 있습니다.
만약 직접 연락이 올 경우: 전화를 받으면서 엑셀을 켜는 대신, 고객에게 발송된 모바일 초대장 링크를 열어 [대리 참석] 버튼을 누르는 것으로 대신할 수도 있습니다.
이렇게 하면 담당자가 엑셀을 열고 닫는 수고 없이, 모든 데이터가 CdBd 시스템이라는 한곳에 실시간으로 모이게 됩니다.
차량 번호부터 동방인 정보까지 '디테일한 정보'의 자동 취합
단순히 '참석/불참' 여부만 안다고 행사가 준비되는 것은 아닙니다. VIP 행사 특히 차량의 혼잡, 식사 정보, 사전에 정보를 알아야만 하는 특수한 행사의 경우는 특히 더 현장에서의 실수를 없애기 위해 사전에 파악해야 할 정보가 너무나 많습니다.
CdBd의 'RSVP 접수형 템플릿*은 이 복잡한 정보들을 클릭 한 번에 정리된 엑셀 파일로 만들어 드리는데요. 담당자님은 초대장을 만들 때 '질문 카드' 기능을 활용하여 다음과 같은 항목을 미리 설정해 두기만 하면 됩니다.
차량 번호 수집:
VIP 발렛 파킹과 주차 등록을 위해 필수적인 차량 번호를 사전에 받아, 현장 진입 시 지체 없이 안내할 수 있습니다.
식성 및 알레르기 체크:
"갑각류 알레르기가 있으신가요?"와 같은 질문을 통해, 케이터링 메뉴를 개인화하여 세심한 배려를 보여줄 수 있습니다.
동반인 정보:
동반인의 성함과 직함까지 미리 파악하여, 네임택과 좌석 배치표를 완벽하게 준비할 수 있습니다.
이외에도 행사 운영에 필요한 다양한 정보를 사전에 묻고 고객은 쉽게 답할 수 있죠. 이렇게 수집된 모든 데이터는 관리자 페이지에서 [엑셀로 내려받기] 버튼 하나만 누르면, 별도의 편집이 필요 없는 완벽한 리스트로 저장됩니다.
RSVP 모바일 초대장 브랜드 디자인을 적용할 수 있어요
혹시 "자동화 툴을 쓰면 구글 폼처럼 성의 없어 보이지 않을까?" 하는 우려가 있으신가요?
VIP 마케팅에서 '업무 효율'만큼 중요한 것이 바로 '브랜드와 일치되는 디자인’ 이라고 할 수 있죠. CdBd는 브랜드의 로고와 아이덴티티, 고해상도 이미지가 담긴 '웹사이트 형태의 모바일 초대장'입니다.
이를 통해 고객은 우아한 초대장을 편안하게 감상하며 자연스럽게 정보를 입력하게 되는 것이죠. 담당자님은 품격 있는 디자인으로 고객을 예우하고, 자동화된 시스템으로 업무 효율을 극대화하는 결과를 동시에 얻으실 수 있습니다.
완벽한 행사를 위한
모바일 초대장, 지금 바로 시작하세요
RSVP 명단 정리 같은 단순 반복 업무는 이제 CdBd 모바일 초대장에 맡기세요. 담당자님은 오직 현장에서의 완벽한 고객 환대에만 집중하시면 됩니다.
VVIP 행사 담당자님들의 업무 효율을 높여줄 모든 기능이 이미 준비되어 있습니다. 더 이상 고민하거나 기다리지 마세요. 지금 가입하시면 이번 행사부터 바로 적용하여 비즈니스의 성공률을 확실하게 높이실 수 있습니다.
