온라인 초청장 만들기 — 참석 회신·방문 예약·현장 방문 체크까지 받는 기업 행사 초청장 (2026)

온라인 초청장 만들기에서 먼저 정할 것은 디자인이 아니라, 초청받은 분에게 무엇을 받을지입니다. 참석 회신만 받을지, 날짜·시간·인원 예약까지 받을지, 행사 당일 방문 체크까지 할지에 따라 쓰는 카드가 달라집니다.

 

온라인 초청장이란 종이 대신 링크로 보내는 초청장으로, 받은 분이 휴대폰에서 열어 안내를 읽고 그 자리에서 회신이나 예약까지 마칠 수 있는 페이지입니다. 표준국어대사전은 초청장을 "초청하는 내용을 적은 것"이라고 풀이합니다. 종이든 링크든 초청하는 내용을 담았다면 초청장이지만, 링크로 보내면 회신을 같은 페이지에서 받을 수 있다는 점이 다릅니다.

 

임원·거래처·귀빈을 초청하는 행사라면 격식을 지키는 일과 회신을 정확히 받는 일을 동시에 해내야 합니다. 이 글은 받을 것을 정하는 기준부터 예약 카드 설정 순서, 행사 당일 현장 방문 체크 운영, 행사가 끝난 뒤 명단 정리까지 담당자가 그대로 따라갈 수 있게 정리했습니다.

 

 

 

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📌 이 글의 핵심

 

· 참석 회신만 필요하면 질문과 답변 카드, 날짜·시간·인원을 배정해야 하면 예약 카드를 씁니다

 

· 예약 카드는 예약 접수부터 현장 QR 방문 체크까지 한 카드에서 처리하고, 예약자에게는 카카오톡으로, 페이지 제작자에게는 이메일로 알림이 자동으로 갑니다

 

· 행사 뒤에는 예약 현황에서 방문 상태를 걸러 보고 엑셀로 내려받아 명단을 정리합니다

 

 

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온라인 초청장은 종이 초청장과 무엇이 다른가요?

 

받는 분이 회신하는 방법이 다릅니다.

 

예를 들어 종이로 안내하고 회신을 별도로 운영하는 경우라면, 참석 여부를 전화나 메일, 별도 폼으로 받아 담당자가 한 명단으로 옮기는 일이 생깁니다. CdBd로 만든 온라인 초청장은 안내를 읽은 페이지에서 바로 회신하거나 예약할 수 있어 회신이 처음부터 한 곳에 쌓입니다.

 

담당자 입장에서 초청장 일은 세 가지입니다. 보내는 일, 회신을 모으는 일, 당일에 오신 분을 확인하는 일입니다. 종이로 안내하고 당일 확인을 별도 명단으로 한다면 그 명단과 대조하는 일이 남습니다. CdBd 예약 카드를 넣은 초청장은 현장에서 QR로 방문 체크를 하고, 그 결과가 예약 현황에 방문 상태로 남습니다.

 

구글 캘린더의 일정 초대처럼 응답을 받는 방법도 있습니다. 초대에 응답하면 주최자에게 알림이 전송됩니다. 참석 여부 하나만 받으면 되는 내부 회의라면 그것으로 충분합니다. 동반 인원이나 시간대 선택처럼 더 받을 것이 있거나 외부 손님을 모시는 행사라면 안내와 회신이 한 페이지에 있는 초청장이 맞습니다.

 

 

정리하면 아래와 같습니다.

 

항목	종이 초청장(별도 운영 예)	CdBd 온라인 초청장
전달	인쇄·우편	링크·QR 코드
회신	전화·메일·별도 폼	같은 페이지의 질문과 답변 카드 또는 예약 카드
일정 변경	변경 내용을 별도로 안내	페이지 수정 후 게시하기, 주소는 그대로
당일 확인	명단 대조	QR 방문 체크, 방문 상태가 예약 현황에 표시
비공개 초청	봉투	비밀번호 보호

 

 

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초청장에서 무엇을 받을지 어떻게 정하나요?

 

기준은 하나입니다. 자리를 배정해야 하는가입니다.

 

참석 여부와 소속, 동반 인원처럼 응답만 받으면 되는 행사라면 질문과 답변 카드를 씁니다. 사전 참석 신청서 프리셋이 행사 시작 전 참석 의사를 미리 받는 용도로 준비돼 있고, 응답은 통계 화면의 제출된 답변 탭에 쌓입니다.

 

날짜·시간·인원을 골라 자리를 배정해야 하는 행사라면 예약 카드를 씁니다. 방문자가 달력에서 날짜를 고르고 시간과 인원을 정해 신청하며, 시간대마다 인원 제한을 둘 수 있습니다. 이미 인원이 다 찬 시간대는 회색으로 표시되어 누를 수 없습니다. 기본값은 한 사람이 한 건만 예약할 수 있는 상태이고, 회차가 여러 개인 행사라면 중복 예약 허용을 켜면 됩니다.

 

예약을 받으면서 이름과 휴대폰 번호 외에 더 받고 싶은 정보가 있다면 예약자 추가 문항을 씁니다. 객관식과 주관식 두 유형이 있고, 두 유형 모두 필수 여부를 정할 수 있으며 객관식은 복수 선택도 설정할 수 있습니다. 질문 순서도 바꿀 수 있습니다. 소속과 직함은 주관식으로, 식사 여부는 객관식으로 받는 식입니다. 추가 문항 응답은 예약자에게 보이지 않고 제작자만 통계 화면과 엑셀에서 확인합니다.

 

항목은 꼭 필요한 것만 남기는 편이 좋습니다. 닐슨 노먼 그룹이 웹 폼 사용성 권고의 첫 번째로 꼽는 것이 "짧게 유지하라"입니다. 개수 제한은 없지만 질문이 많아질수록 중간에 이탈하기 쉽습니다. 문항을 나중에 지워도 이미 받은 응답은 통계 페이지에 그대로 남으므로, 운영 중에 정리해도 지난 예약 내역을 잃지 않습니다.

 

 

 

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예약 받는 초청장은 어떤 순서로 만드나요?

 

안내 카드를 먼저 쌓고, 예약 카드를 설정한 뒤, URL을 발행합니다.

 

첫째, 초청 문구와 일정은 텍스트 카드에, 행사 이미지는 이미지 카드에, 오시는 길은 위치 안내 카드에 담습니다. 둘째, 카드 추가 메뉴에서 예약 카드를 고르면 7크레딧 안내 확인 창이 뜨고, 카드 추가하기를 누르면 예약 카드가 들어갑니다. 오른쪽 패널의 예약 정보 관리 버튼을 누르면 설정 창이 열립니다.

 

설정 창의 필수 정보 탭에는 제목, 장소, 호스트 이름, 호스트 연락처를 입력합니다. 호스트 이름과 연락처는 예약자가 보는 예약 완료 화면과 예약 완료 안내 메시지에 입력한 그대로 표시되므로 실제 담당자 정보를 넣습니다. 같은 탭에서 방문 체크 QR 코드가 활성화될 시작 일시와 종료 일시, 중복 예약 허용 여부를 정합니다.

 

설정 창 왼쪽의 예약 옵션에서 옵션 추가를 눌러 날짜, 시간, 인원 제한을 넣습니다. 시간은 하루종일로 둘 수 있고 인원은 제한 없음으로 둘 수 있습니다. 예약자 인증 정보 탭에서는 이름과 휴대폰 번호 입력란의 안내 문구를 바꾸고, 개인정보 수집 이용 고지의 제목·설명·상세 내용을 고칩니다. 기본 고지문은 ㈜엠카 기준으로 쓰여 있으므로 초청하는 회사명과 수집 목적, 보유 기간으로 반드시 바꿉니다. 고지 자체는 끌 수 없고 내용만 바꿀 수 있습니다.

 

 

설정이 끝나면 설정 창 오른쪽 위의 변경사항 저장하기를 꼭 누릅니다. 고지 편집 창의 저장하기는 그 창의 내용을 설정 창으로 가져오는 버튼이라 별개입니다. 마지막으로 URL을 발행합니다. 예약 카드는 페이지 URL을 발행한 뒤부터 동작하므로 발행 전에는 예약하기 버튼을 눌러도 흐름이 시작되지 않습니다. 특정 분들에게만 보내는 초청장이라면 URL 정보 편집에서 비밀번호 보호를 켜고, 발행 뒤 QR 코드를 PNG나 SVG로 내려받아 안내문에 함께 씁니다.

 

비용은 신규 예약 1건당 7크레딧이며 1크레딧은 100원입니다. 카드를 만들거나 설정하는 동안에는 차감되지 않고 방문자가 예약을 완료할 때 차감됩니다. 이후 취소해도 환불되지 않으므로 시험 삼아 예약해 볼 때도 같은 기준이 적용된다는 점을 기억해 둡니다.

 

 

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행사 당일 현장 방문 체크는 어떻게 운영하나요?

 

예약자는 휴대폰의 QR 코드를 보여 주고, 호스트는 방문 체크 URL에서 카메라로 스캔합니다.

 

예약자 쪽 흐름은 이렇습니다. 예약 완료 후 카카오톡이나 대체 발송된 문자로 받은 링크를 열면 예약 완료 페이지가 나오고, 방문 체크 가능 시간 안이면 하단에 방문 체크하기 버튼이 활성화됩니다. 누르면 QR 코드가 뜨는데, 이 코드는 30초마다 새로 생성되어 캡처 이미지로는 쓸 수 없습니다. 호스트가 스캔한 뒤 예약자가 QR 코드 아래의 방문 체크 완료하기를 눌러야 방문이 체크됩니다. 스캔 전에 누르면 QR을 먼저 스캔해 달라는 안내가 뜹니다.

 

호스트 쪽은 행사 전에 준비해 둘 것이 있습니다. 통계 페이지의 예약 현황에서 예약 카드를 열면 상단에 방문 체크 URL과 QR 아이콘이 있습니다. QR 아이콘을 누르면 방문 체크 URL이 담긴 QR 코드가 열리고, 스캔에 쓸 스마트폰이나 태블릿의 카메라로 이 QR을 찍으면 그 기기에서 방문 체크 페이지가 바로 열립니다. 이 QR 이미지는 PNG나 SVG로 내려받아 둘 수 있습니다. 다만 스마트폰으로 통계 페이지를 열면 QR 아이콘은 보이지 않고 URL 텍스트만 보입니다.

 

방문 체크 URL은 페이지를 만든 본인 계정으로 로그인해야 열립니다. 다른 계정으로 들어가면 방문 완료 처리 권한이 없다는 안내가 뜨고, 방문 체크 가능 시간 밖이면 가능 시간이 아니라는 문구와 설정한 시작·종료 일시가 표시됩니다. 시간 안에 접속하면 카메라로 QR 스캔하기 버튼이 나타납니다. 스캔이 끝나면 호스트 화면에 방문 체크 완료를 눌러 달라는 안내가 뜨고 5초 뒤 자동으로 돌아갑니다. 호스트 화면에는 예약자 이름과 인원이 표시되지 않으므로 입구에서는 방문자 화면으로 함께 확인합니다.

 

 

정원 40석 VIP 클래스를 매주 여는 한 리테일 그룹 CRM팀은 초청장 한 장에 예약 카드와 방문 체크 QR을 담아 운영합니다. 40석 소규모 공연을 매니지먼트 없이 직접 운영하는 개인 아티스트 사례도 예약 카드와 방문 체크 QR을 씁니다. 규모와 업종은 다르지만 공통점은 하나입니다. 당일 누가 왔는지가 명단이 아니라 데이터로 남는다는 점입니다.

 

행사 전날 점검할 것은 세 가지입니다. 스캔에 쓸 기기에 제작자 계정으로 로그인해 두었는지, 방문 체크 가능 시간을 행사 시간보다 넉넉하게 잡았는지, 행사 당일 페이지 게시 상태를 유지하는지입니다. 페이지 게시를 중지하면 예약 완료 페이지 자체가 열리지 않아 방문 체크를 할 수 없습니다.

 

예약 받는 초청장 사례 살펴보기 →

 

💡 관련 글: 초대장의 진짜 완결은 '왔는지' 확인이에요

 

 

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행사가 끝난 뒤 명단은 어떻게 정리하나요?

 

예약 현황에서 방문 상태를 걸러 보고 엑셀로 내려받습니다.

 

통계 페이지 왼쪽의 예약 현황을 고르면 예약 카드별 접수 건수가 보이고, 카드를 누르면 예약자별 상세 목록이 펼쳐집니다. 목록에는 각 예약의 방문 완료·미완료 상태가 표시되고, 방문 상태 필터로 완료나 미완료만 모아볼 수 있습니다. 접수일순·예약일순·이름순 정렬이 되고, 추가 문항을 설정했다면 문항마다 별도 컬럼으로 보입니다.

 

현황 다운로드를 누르면 방문 상태와 추가 문항 응답이 포함된 전체 예약 내역을 엑셀 파일로 받을 수 있습니다. 이 파일에서 방문 미완료 명단을 따로 떼어 두면 다음 초청 때 참고 자료가 됩니다. 여러 예약을 선택해 방문 상태를 한 번에 바꾸거나 일괄 취소하는 일괄 처리도 같은 화면에서 합니다.

 

 

취소는 양쪽 모두 할 수 있습니다. 제작자가 예약 현황에서 취소하면 예약자에게 취소 안내가 카카오톡으로 자동 발송되고, 한 번 취소한 예약은 되돌릴 수 없습니다. 행사 뒤 페이지를 정리할 때는 방문 체크 가능 시간이 끝난 뒤에 게시를 중지합니다. 다음 행사는 내 페이지에서 이 페이지의 메뉴를 열어 [복제하기]를 선택한 뒤, 행사 정보와 예약 옵션, 방문 체크 가능 시간을 고치고 URL을 발행하면 됩니다.

 

 

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자주 묻는 질문 (FAQ)

 

 

Q. 초청장과 초대장은 어떻게 다른가요?

 

표준국어대사전은 초청장을 "초청하는 내용을 적은 것"으로 풀이합니다. 이 글은 기업·기관 행사 안내에 맞춰 초청장이라고 부르지만, CdBd에서 만드는 방법은 초대장과 같습니다. 받을 것을 먼저 정하고 카드를 쌓아 링크로 보냅니다.

 

 

Q. 예약 없이 참석 여부만 받을 수 있나요?

 

가능합니다. 질문과 답변 카드에서 사전 참석 신청서 프리셋을 고르면 참석 의사를 미리 받을 수 있습니다. 날짜·시간·인원을 골라 자리를 배정해야 할 때만 예약 카드를 쓰면 되고, 응답은 통계 화면의 제출된 답변 탭에서 확인합니다.

 

 

Q. 방문 체크는 누가 할 수 있나요?

 

페이지를 만든 본인 계정으로만 할 수 있습니다. 로그인하지 않았다면 로그인 화면이 먼저 열리고, 제작자가 아닌 계정은 방문 완료 처리 권한이 없다는 안내가 뜹니다. 다른 담당자가 스캔한다면 제작자 계정으로 미리 로그인해 두세요.

 

 

Q. 예약자가 취소하면 차감된 크레딧은 돌려받나요?

 

아닙니다. 예약 완료 시점에 차감된 7크레딧은 방문자나 제작자가 취소해도 환불되지 않습니다. 테스트 예약도 같은 기준으로 차감되므로, URL을 공개하기 전에 예약 옵션과 안내 문구를 충분히 검토하는 편이 좋습니다.

 

 

Q. 예약자에게는 어떤 알림이 가나요?

 

예약이 완료되면 예약자에게 예약 일시·장소·호스트 정보가 담긴 안내가 카카오톡으로 가고, 카카오톡을 받을 수 없으면 문자로 대체 발송됩니다. 페이지 제작자에게는 예약 접수 내역과 방문 체크 안내가 이메일로 갑니다.

 

 

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비즈니스 초청장 직접 만들어보기

 

 

참고 출처

 

• 국립국어원 표준국어대사전 — 초청장 · 뜻풀이 "초청하는 내용을 적은 것"

• Nielsen Norman Group — Website Forms Usability: Top 10 Recommendations · 첫 번째 권고 "Keep it short"

• 구글 캘린더 공식 도움말 — 일정 초대에 응답하기 · 초대에 응답하면 주최자에게 알림이 전송됨