송년회 초대장 만들기 — 참석 회신으로 인원 확정하고 당일 체크인까지 끝내는 법 (2026)

송년회 초대장 만들기에서 먼저 정할 것은 디자인이 아니라 참석 인원을 어떻게 확정할지입니다. 인원이 정해져야 장소·식사·좌석·경품 수량이 정해지고, 당일 누가 왔는지까지 남겨야 초대장 일이 끝납니다.

 

송년회란 표준국어대사전 뜻풀이대로 "한 해를 보내는 뜻에서 연말에 베푸는 모임"이고, 송년회 초대장이란 그 모임의 일시·장소·프로그램을 알리고 참석 여부를 회신받는 안내문입니다. 회사 송년회는 임직원과 가족, 거래처와 파트너까지 초대 범위가 넓어 회신을 한 곳에 모으는 일이 특히 중요합니다.

 

이 글은 송년회 초대장에 담을 항목, 참석 회신을 받는 카드를 고르는 기준, CdBd 예약 카드 설정 순서, 행사 당일 QR 체크인, 행사 뒤 명단 정리와 만족도 조사까지 담당자가 순서대로 따라갈 수 있게 정리했습니다. 화면 예시의 회사명은 가상이며 〇〇·△△으로 표기했습니다.

 

 

 

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📌 이 글의 핵심

 

· 참석 의사만 받으면 질문과 답변 카드의 사전 참석 신청서, 인원 집계와 당일 체크인까지 하려면 예약 카드를 씁니다

 

· 예약 카드는 송년회 날짜 하나에 인원 제한과 추가 문항(부서·식사·뒤풀이)을 붙이고, 호스트 정보와 방문 체크 가능 시간을 실제 행사에 맞춰 넣습니다

 

· 당일에는 예약자 QR을 호스트가 스캔해 방문 상태를 남기고, 행사 뒤 예약 현황 엑셀과 만족도 조사 프리셋으로 마무리합니다

 

 

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송년회 초대장은 왜 참석 회신부터 설계해야 하나요?

 

송년회 준비의 거의 모든 숫자가 참석 인원에서 나오기 때문입니다.

 

연회장 계약 인원, 식사 수량, 테이블 배치, 기념품과 경품 수량, 셔틀 차량 대수가 모두 참석 인원을 기준으로 정해집니다. 초대장을 예쁘게 만들었는데 회신이 메신저·메일·구두로 흩어지면 담당자는 행사 직전까지 명단을 다시 세게 됩니다.

 

회신을 받았다고 끝도 아닙니다. 행사 기술 회사 PheedLoop이 1,070여 개 현장 행사의 체크인 데이터를 분석한 2026년 4월 보고서에 따르면 등록자 중 실제로 오지 않은 비율의 중앙값은 약 20%였고, 무료 행사는 약 28%, 유료 행사는 약 17%였습니다. 참가비가 없는 회사 송년회는 회신 인원과 실제 참석 인원이 다를 수 있다는 뜻이고, 그래서 당일 체크인까지 같은 명단에서 이어져야 다음 해 계획의 근거가 남습니다.

 

정리하면 송년회 초대장의 역할은 세 가지입니다. 안내를 전달하는 일, 참석 회신을 한 곳에 모아 인원을 확정하는 일, 당일 누가 왔는지 남기는 일입니다. CdBd로 만들면 이 세 가지가 링크 하나에서 이어집니다.

 

 

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송년회 초대장에는 무엇을 담아야 하나요?

 

받는 사람이 다시 묻지 않을 일곱 가지를 담고, 각각 맞는 카드에 넣습니다.

 

첫째 행사명과 초대 문구, 둘째 일시, 셋째 장소와 오시는 길, 넷째 프로그램 순서, 다섯째 복장 안내, 여섯째 회신 마감일, 일곱째 문의 담당자입니다. 이 일곱 가지가 빠지면 담당자에게 같은 질문이 반복해서 들어옵니다.

 

CdBd에서는 카드를 쌓아 페이지를 만듭니다. 행사명·초대 문구·일시·프로그램·복장·회신 마감일은 텍스트 카드에, 행사 분위기를 보여 줄 사진은 이미지 카드에 담습니다. 장소는 위치 안내 카드에 주소를 입력하면 지도와 길찾기 버튼이 한 카드로 들어가고, 네이버맵과 구글맵 중 고를 수 있습니다. 문의 담당자는 버튼 카드로 전화나 문자 연결을 붙입니다.

 

 

초대 문구를 어떻게 쓸지가 고민이라면 기업 초청장 문구 12가지 글을 참고하면 됩니다. 이 글은 문구보다 회신과 체크인을 받는 구조에 집중합니다.

 

 

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참석 회신은 어떤 카드로 받나요?

 

참석 의사만 받으면 질문과 답변 카드, 인원 집계와 당일 체크인까지 하려면 예약 카드입니다.

 

질문과 답변 카드는 설문·신청서 카드입니다. 카드를 추가하면 프리셋 선택 화면이 먼저 뜨고, 그중 사전 참석 신청서는 행사 시작 전 참석 의사를 미리 받는 용도입니다. 객관식과 주관식 질문을 더할 수 있고 질문마다 필수 여부를 정하며, 객관식에는 복수 선택 여부를 정합니다. 응답은 통계의 제출된 답변 탭에 카드별로 쌓이고 답변 다운로드로 엑셀로 받습니다. 참석·불참만 간단히 받는 부서 송년회라면 이것으로 충분합니다.

 

예약 카드는 방문자가 날짜·시간·인원을 골라 신청하고 현장 도착 시 QR 코드로 방문 체크까지 완결하는 카드입니다. 예약자는 이름과 휴대폰 번호를 카카오톡 인증번호로 확인한 뒤 신청하고, 예약이 완료되면 예약자에게 카카오톡으로, 받을 수 없으면 문자로 안내가 가고 제작자에게는 이메일이 갑니다. 옵션마다 인원 제한을 둘 수 있어 연회장 정원이 정해진 송년회에 맞습니다.

 

 

두 카드의 차이를 송년회 기준으로 정리하면 아래와 같습니다.

 

항목	질문과 답변 카드 (사전 참석 신청서)	예약 카드
받는 것	참석 여부와 질문 응답	날짜·시간·인원과 추가 문항 응답
본인 확인	별도 로그인 없이 응답 · 이름·연락처는 질문으로 수집	휴대폰 번호 카카오톡 인증번호
정원 관리	—	옵션별 인원 제한, 마감 시간대 회색 표시
자동 알림	—	예약자 카카오톡(대체 문자) · 제작자 이메일
당일 체크인	—	QR 방문 체크, 방문 상태가 예약 현황에 표시
비용	페이지 이용 요금만	신규 예약 1건당 7크레딧 별도
결과 확인	통계 › 제출된 답변 · 답변 다운로드	통계 › 예약 현황 · 현황 다운로드

 

둘 다 페이지 URL을 발행한 뒤부터 응답이 기록됩니다. 미리보기에서는 폼이 보여도 저장되지 않고, 예약 카드는 발행 전에는 예약하기를 눌러도 흐름이 시작되지 않습니다. 질문과 답변 카드로 참석 응답을 받는 초대장은 모바일 초대장 만들기 글에서 다뤘습니다.

 

 

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예약 카드로 송년회 회신을 받으려면 어떻게 설정하나요?

 

옵션은 송년회 날짜 하나, 인원 제한은 연회장 정원, 추가 문항은 꼭 필요한 것만 넣습니다.

 

카드 추가 메뉴에서 예약 카드를 고르면 7크레딧 안내 확인 창이 뜨고, 카드 추가하기를 누르면 오른쪽 패널에 예약 정보 관리 버튼이 나타납니다. 설정 창의 필수 정보 탭에 제목·장소·호스트 이름·호스트 연락처를 넣습니다. 호스트 이름과 연락처는 예약 완료 화면과 예약 완료 안내 메시지에 입력한 그대로 표시되므로 총무팀 담당자처럼 실제로 연락을 받을 사람을 적습니다.

 

같은 탭의 방문 체크 가능 시간에는 송년회 당일 시작·종료 일시를 넣습니다. 이 시간 안에서만 예약자 화면에 방문 체크하기 버튼이 나타나므로 행사 시작 30분 전부터 종료 뒤까지 넉넉히 잡습니다. 중복 예약 허용은 기본이 꺼진 상태이고, 송년회는 한 사람이 한 건만 신청하면 되므로 그대로 둡니다.

 

왼쪽 예약 옵션에서 옵션 추가를 눌러 날짜에 송년회 날을 고르고, 시간은 시작 시각 하나만 두거나 하루종일에 체크합니다. 인원 제한에는 연회장 정원을 넣고, 제한을 두지 않을 때는 인원 제한없음에 체크합니다. 예약자는 이 옵션을 고른 뒤 예약 인원을 입력하므로 동반 가족 인원까지 한 건으로 들어옵니다.

 

 

예약자 인증 정보 탭의 추가 문항에는 이름·휴대폰 번호 외에 더 받을 것을 넣습니다. 소속 부서와 식사 선택은 객관식으로, 뒤풀이 참석 여부는 객관식으로, 요청 사항은 주관식으로 받는 식입니다. 이미 게시된 시상식 초대장 사례 글에 따르면 재단·기업 갈라에서는 참석 여부·동반인·차량·기념품 사이즈·식이 알러지를 초대장 안에서 사전 수집해 의전과 케이터링을 준비합니다. 다만 질문 개수에 제한은 없어도 닐슨 노먼 그룹이 웹 폼 권고의 첫 번째로 꼽는 것이 짧게 유지하라는 것이므로, 응대에 꼭 필요한 항목만 남깁니다.

 

같은 탭의 개인정보 수집 이용 고지는 기본 문구가 ㈜엠카 기준으로 쓰여 있으므로 초대하는 회사명·수집 목적·보유 기간으로 반드시 고칩니다. 고지 자체는 끌 수 없고 내용만 바꿀 수 있습니다. 설정이 끝나면 설정 창 오른쪽 위의 변경사항 저장하기를 눌러야 카드에 반영되고, 마지막으로 URL을 발행합니다. 임직원만 보는 초대장이라면 URL 정보 편집에서 페이지 비밀번호를 켭니다.

 

예약 카드 설정 항목 하나하나의 화면과 방문자 예약 흐름은 가이드센터 예약 카드 문서에 있고, 회신과 방문 예약을 함께 받는 초청장의 전체 흐름은 온라인 초청장 만들기 글에서 다뤘습니다.

 

 

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송년회 당일 체크인은 어떻게 하나요?

 

입구에서 예약자가 QR 코드를 보여 주고 호스트가 카메라로 스캔한 뒤, 예약자가 방문 체크 완료하기를 누르면 끝입니다.

 

예약자는 예약 완료 후 카카오톡이나 대체 발송된 문자로 받은 링크를 열면 예약 완료 페이지가 나오고, 방문 체크 가능 시간 안이면 하단에 방문 체크하기 버튼이 활성화됩니다. 누르면 QR 코드가 뜨는데 30초마다 새로 생성되어 캡처 이미지로는 쓸 수 없습니다. 호스트가 스캔한 뒤 예약자가 QR 코드 아래의 방문 체크 완료하기를 눌러야 방문이 체크되고, 완료되면 버튼이 방문 체크 완료로 바뀝니다.

 

호스트는 행사 전에 통계 페이지의 예약 현황에서 예약 카드를 열어 상단의 방문 체크 URL을 확인해 둡니다. PC에서는 그 옆 QR 아이콘으로 URL이 담긴 QR 코드를 열어 입구에서 쓸 휴대폰으로 찍으면 그 기기에서 바로 열립니다. 방문 체크 URL은 페이지를 만든 본인 계정으로 로그인해야 열리고, 시간 안에 접속하면 카메라로 QR 스캔하기 버튼이 나타납니다. 스캔하면 호스트 화면에 방문 체크 완료를 눌러 달라는 안내가 뜨고 5초 뒤 자동으로 돌아가 다음 사람을 이어서 스캔합니다.

 

 

호스트 화면에는 예약자 이름과 인원이 표시되지 않으므로 입구에서는 예약자 화면으로 함께 확인합니다. 전날 점검할 것은 세 가지입니다. 입구 담당자 휴대폰에 제작자 계정으로 로그인했는지, 방문 체크 가능 시간을 행사 시간보다 넉넉하게 잡았는지, 페이지 게시 상태를 유지하는지입니다. 게시를 중지하면 예약 완료 페이지가 열리지 않아 체크인을 할 수 없습니다.

 

회신·체크인까지 받는 비즈니스 초대장 살펴보기 →

 

💡 회신·예약·방문 체크를 한 페이지에서 받는 초청장의 전체 흐름은 온라인 초청장 만들기 글에, 참석 여부·차량·기념품 사이즈·식이 알러지를 초대장 안에서 사전 수집하는 실제 흐름은 시상식 초대장 사례 글에 정리돼 있습니다.

 

 

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송년회가 끝난 뒤에는 무엇을 하나요?

 

방문 상태가 담긴 명단을 내려받고, 같은 주소에 사진과 만족도 조사를 올립니다.

 

통계 페이지의 예약 현황에서 카드를 누르면 예약자별 목록에 방문 완료·미완료 상태가 보이고, 방문 상태 필터로 완료나 미완료만 모아볼 수 있습니다. 현황 다운로드를 누르면 방문 상태와 추가 문항 응답이 포함된 전체 예약 내역이 엑셀로 내려옵니다. 회신 인원과 실제 참석 인원의 차이가 이 파일에 남으므로 내년 송년회 연회장 계약 인원을 정할 때 근거가 됩니다.

 

 

행사 사진은 같은 페이지에 갤러리 카드로 추가하고 게시하기를 누르면 기존 URL에 최신 내용이 즉시 반영됩니다. 초대장 링크를 다시 보낼 필요 없이 참석자가 받았던 주소에서 사진을 보게 됩니다. 의견은 질문과 답변 카드의 만족도 조사 프리셋으로 받습니다. 5단 만족도 척도와 자유 의견, 이메일 입력 칸이 자동으로 생성되고, 응답은 제출된 답변 탭에서 보고 답변 다운로드로 받습니다.

 

내년에는 내 페이지에서 이 페이지를 복제하기로 복제한 뒤 날짜와 옵션만 바꾸면 됩니다. 디자인과 카드 구성이 그대로 남아 있어 처음 만들 때보다 훨씬 빠릅니다.

 

 

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자주 묻는 질문 (FAQ)

 

 

Q. 참석 여부만 받고 싶은데 꼭 예약 카드를 써야 하나요?

 

아닙니다. 참석 의사만 받으면 질문과 답변 카드의 사전 참석 신청서 프리셋으로 충분하고, 응답은 통계의 제출된 답변 탭에서 봅니다. 예약 카드는 행사 당일 QR로 방문 체크까지 하거나 인원 제한을 두어야 할 때 씁니다.

 

 

Q. 송년회 당일 체크인은 누가 할 수 있나요?

 

페이지를 만든 본인 계정으로만 할 수 있습니다. 방문 체크 URL에 다른 계정으로 들어가면 방문 완료 처리 권한이 없다는 안내가 뜹니다. 입구를 맡을 담당자의 휴대폰에 제작자 계정으로 미리 로그인해 두면 됩니다.

 

 

Q. 동반 가족이나 배우자 인원은 어떻게 받나요?

 

예약 카드에서는 예약자가 시간을 고른 뒤 예약 인원을 직접 입력하므로 동반 인원까지 한 건으로 받습니다. 옵션에 인원 제한을 두면 정원이 찬 시간대는 회색으로 표시되어 더 받지 않고, 제한 없음으로 두면 인원 수만 모읍니다.

 

 

Q. 예약 1건당 비용은 얼마인가요?

 

신규 예약 1건당 7크레딧이며 1크레딧은 100원입니다. 카드를 설정하는 동안에는 차감되지 않고 예약이 완료될 때 차감됩니다. 이후 취소해도 환불되지 않고 테스트 예약도 같은 기준이므로 URL 공개 전에 옵션과 문구를 확인해 둡니다.

 

 

Q. 임직원 이름이 들어간 초대장을 보내고 싶어요.

 

데이터 관리하기에 이름 명단을 엑셀로 올리고, 에디터에서 이름 데이터 항목을 카드 텍스트와 연결한 뒤 개별 URL을 만들면 사람마다 이름이 표시되는 링크가 생깁니다. 개별 URL은 1개당 30일 5크레딧이며, 평생 무료 URL 페이지는 복제본에서 시작합니다.

 

 

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올해 송년회 초대장, 회신부터 체크인까지 한 페이지로 시작하기

 

 

 

참고 출처

 

• 국립국어원 표준국어대사전 — 송년회 · 뜻풀이 "한 해를 보내는 뜻에서 연말에 베푸는 모임"

• PheedLoop — Event Data Lab Report #05: One in Five Registered Attendees Won't Show Up (2026-04-29) · 1,070여 개 현장 행사 체크인 데이터 · 미참석 중앙값 약 20% · 무료 약 28% · 유료 약 17%

• Nielsen Norman Group — Website Forms Usability: Top 10 Recommendations · 첫 번째 권고 "Keep it short"

• CdBd 가이드센터 — 질문과 답변 카드 · 예약 카드 · 통계 확인하기