전시회 초대장 만들기 — 부스 방문 예약과 미팅 시간까지 받는 기업 전시회 초청장 (2026)

전시회 초대장에서 가장 먼저 정할 것은 '참석 여부'가 아니라 '부스 방문 시간'입니다. 전시장은 우리 행사장이 아니고 기간은 여러 날이기 때문에, 받는 사람이 언제 부스에 올지 고르게 하는 예약 안내가 들어가야 전시회 초대장이 제 역할을 합니다.

전시회란 표준국어대사전 뜻풀이대로 "특정한 물건을 벌여 차려 놓고 일반에게 참고가 되게 하는 모임"이고, 초대장이란 "어떤 자리나 모임에 초대하는 뜻을 적어서 보내는 편지"입니다. 그래서 출품 기업의 전시회 초대장이란 주최 측이 여는 전시회 안의 우리 부스로 고객과 거래처를 초대하면서, 언제 부스에 올지를 미리 받아 두는 초대장입니다.

이 글은 전시회 초청장에 꼭 들어갈 내용 8가지, 예약 카드로 날짜·시간대별 부스 방문을 받는 설정 순서, 예약 없이 사전 등록만 받는 법, 전시 기간 중 부스에서 QR로 방문 체크하는 흐름, 전시가 끝난 뒤 명단을 활용하는 법까지 순서대로 정리했습니다. 화면 예시의 회사명·전시회명은 가상이며 〇〇·△△으로 표기했습니다.

산업전 부스 초대·테크 엑스포 부스 초대장·푸드 페어 사전 등록 안내가 각각 담긴 기업 전시회 모바일 초대장 휴대폰 화면 세 개 — 전시회명·기간·전시장과 부스 번호·예약하기 버튼이 보이는 예시 (가상 회사명) — 산업전 부스 초대·테크 엑스포 부스 초대장·푸드 페어 사전 등록을 담은 CdBd 전시회 초대장 화면 예시 (가상 회사명·전시회명)

📌 이 글의 핵심

· 전시회 초대장에는 전시회명·기간·전시장과 홀·부스 번호·전시 품목·현장 프로그램·부스 방문 예약 안내·담당자 8가지가 들어갑니다

· 부스 방문 시간은 예약 카드에 전시 일자마다 시간대별 옵션을 만들어 받고, 예약 없이 누가 올지만 알고 싶으면 질문과 답변 카드로 사전 등록을 받습니다

· 방문 체크 가능 시간을 전시 기간 전체로 잡아 두면 부스에서 QR로 방문 체크를 하고, 전시 후에는 예약 현황에서 방문 완료·미완료 명단을 엑셀로 받습니다

전시회 초대장은 일반 행사 초대장과 무엇이 다른가요?

장소가 우리 것이 아니고, 기간이 여러 날이며, 받는 사람이 '갈지 말지'보다 '언제 들를지'를 정한다는 점이 다릅니다.

날짜와 시각이 하나인 세미나 초대장과 달리, 주최 측이 정한 전시장과 홀 안에 우리 부스가 있고, 전시는 보통 며칠 동안 열리며, 초대받은 고객은 전시장 전체를 둘러보는 중에 우리 부스에 들릅니다. 그래서 초대장이 해야 할 일은 '오세요'가 아니라 '몇 일 몇 시에 부스에서 뵐까요'를 정하는 것입니다.

부스 담당자 입장에서도 같은 시간에 고객이 몰리면 상담을 놓치고, 비는 시간에는 기다리게 됩니다. 시간대별로 예약을 받아 두면 미팅 테이블 수만큼만 고객을 배치할 수 있고,

회신과 실제 방문이 다를 수 있다는 점도 기억해 둘 만합니다. 행사 기술 회사 PheedLoop이 1,070여 개 현장 행사의 체크인 데이터를 분석한 2026년 4월 보고서에 따르면 등록자 중 실제로 오지 않은 비율의 중앙값은 약 20%였고, 무료 행사는 약 28%, 유료 행사는 약 17%였습니다. 예약과 실제 방문이 다를 수 있으므로, 예약 명단과 실제 방문 명단을 같은 페이지에서 이어서 보는 구조가 필요합니다. 전체 행사 초대장에 공통으로 들어갈 항목과 참석 회신 양식은 초대장 양식 글에서 다뤘고, 이 글은 전시회에서 달라지는 부분에 집중합니다.

전시회 초청장에 꼭 들어갈 내용 8가지는 무엇인가요?

전시회명과 초대 문구·주최하는 우리 회사·전시 기간과 운영 시간·전시장과 홀·부스 번호·전시 품목·현장 프로그램·부스 방문 예약 안내·담당자 연락처입니다.

항목	적는 법 (예문은 가상)	CdBd 카드
① 전시회명 · 초대 문구	주최 측 공식 전시회명 그대로 + 우리 부스로 초대하는 뜻 · 예) 2026 〇〇 산업전 부스에 고객 여러분을 초대합니다	텍스트 카드
② 주최 · 초대하는 회사	회사명·부서 · 예) 〇〇 주식회사 영업팀	텍스트 카드
③ 전시 기간 · 운영 시간	첫날과 마지막 날 · 일자별 운영 시간 · 예) 12월 2일(수)~4일(금) 10:00~17:00	텍스트 카드
④ 전시장 · 홀 · 부스 번호	전시장 주소는 지도로, 홀과 부스 번호는 글자로 크게 · 예) △△전시장 A홀 · 부스 A-112	위치 안내 카드 + 텍스트 카드
⑤ 전시 품목	부스에서 볼 수 있는 제품·서비스 2~3가지 · 사진이 있으면 함께	텍스트 카드 · 이미지 카드
⑥ 현장 프로그램	시연·시식·상담 데스크·세미나처럼 시간이 정해진 것은 시간과 함께	텍스트 카드
⑦ 부스 방문 예약 안내	예약을 받는 이유와 마감일 · 예) 미팅 시간을 예약해 주시면 담당자가 기다리겠습니다	예약 카드 (예약 없이 사전 등록만 받으면 질문과 답변 카드)
⑧ 담당자 · 연락처	부스 담당자 이름·연락처 · 받는 사람이 연락처를 저장할 수 있게	버튼 카드 (전화 · 연락처 저장)

①②③⑤⑥은 텍스트 카드에 담습니다. 텍스트 카드는 서체·크기·색을 바꿀 수 있고 일부만 드래그해 스타일을 따로 줄 수 있어 부스 번호만 크게, 기간만 굵게 적을 수 있습니다. ④ 전시장은 위치 안내 카드에 장소명이나 주소를 입력하면 지도와 길찾기 버튼이 한 카드로 들어가고, 네이버맵과 구글맵 중 고를 수 있습니다. ⑧ 담당자는 버튼 카드로 전화 연결과 연락처 저장을 붙입니다. 연락처 저장 버튼은 입력해 둔 정보를 받는 사람의 스마트폰 연락처에 저장해 줍니다.

전시회 초대장에 꼭 들어갈 내용 여덟 가지(전시회명·주최·기간·전시장과 부스 번호·전시 품목·현장 프로그램·방문 예약 안내·담당자)를 산업전 부스 초대장 휴대폰 화면 옆에 번호로 표시하고 각 항목을 넣는 CdBd 카드를 적은 그림 (가상 예시) — 전시회 초대장 8가지 항목과 각각을 담는 카드 — 텍스트·위치 안내·예약 또는 질문과 답변·버튼 카드

⑤ 전시 품목은 이미지 카드에 제품 사진을 넣고 확대 보기를 허용해 두면 받는 사람이 사진을 크게 볼 수 있습니다. 박람회 직전까지 수정하고 현장에서 링크·QR로 배포하는 모바일 카탈로그의 활용은 박람회 D-3 모바일 카탈로그 글에 있습니다.

부스 방문 예약은 어떻게 받나요?

예약 카드에 전시 일자마다 시간대별 예약 옵션을 만들고, 인원 제한은 미팅 테이블 수에 맞춥니다.

예약 카드는 방문자가 날짜·시간·인원을 골라 신청하고 현장 도착 시 QR 코드로 방문 체크까지 완결하는 카드입니다. 카드를 추가하면 오른쪽 패널에 예약 정보 관리 버튼이 나타나고, 설정 창 왼쪽 예약 옵션에서 옵션 추가로 일정을 하나씩 만듭니다. 옵션마다 날짜를 달력에서 고르고 시작 시간을 정하며 최대 예약 인원을 숫자로 넣습니다. 전시가 사흘이면 첫날 11시·14시·16시, 둘째 날 같은 시간대, 셋째 날 같은 시간대처럼 날짜마다 옵션을 만들면 되고, 인원 제한은 그 시간대에 응대할 수 있는 미팅 자리 수로 둡니다. 이미 인원이 찬 시간대는 방문자 화면에서 회색으로 표시되어 누를 수 없습니다.

오른쪽 필수 정보 탭에는 예약 제목·장소·호스트 이름·호스트 연락처를 적습니다. 장소와 호스트 정보는 예약 완료 화면과 예약자에게 가는 안내 메시지에 그대로 표시되므로 장소에는 홀과 부스 번호까지 적고, 호스트에는 실제로 부스에 있을 담당자를 넣습니다. 같은 탭 맨 아래 중복 예약 허용 토글은 기본이 꺼짐인데, 한 거래처 담당자가 이틀 연속 다른 시간에 오고 싶어 할 수 있는 전시회라면 켜 두는 편이 맞습니다. 크레딧은 신규 예약 1건당 7크레딧이 건수만큼 차감되고 취소해도 환불되지 않습니다.

부스 방문 예약을 받는 예약 카드 설정 세 단계 — 전시 일자별 시간대 예약 옵션(날짜·시간·인원 제한), 회신 양식에 해당하는 추가 문항(관심 품목·미팅 목적·동행 인원·회사명과 필수 여부), 전시 기간 전체로 잡은 방문 체크 가능 시간과 켜 둔 중복 예약 허용 토글을 설정 화면 모형 세 장으로 보여 주는 그림 (가상 예시) — 부스 방문 예약 설정 순서 — 예약 옵션 → 추가 문항 → 방문 체크 가능 시간·중복 예약 허용 순서로 정하고 변경사항 저장하기를 누릅니다 (가상 예시)

예약자 인증 정보 탭의 추가 문항에는 전시회 미팅에 필요한 것만 넣습니다. 관심 품목과 미팅 목적은 객관식으로, 회사명과 직함은 주관식으로 받고 질문마다 필수 여부를 정합니다. 추가 문항은 예약자 화면에서 이름 다음, 휴대폰 번호 앞에 순서대로 나타나고, 응답은 제작자만 통계의 예약 현황과 현황 다운로드에서 봅니다. 개인정보 수집 이용 고지는 기본 문구가 CdBd 운영사 기준으로 쓰여 있으므로 우리 회사명·수집 목적·보유 기간으로 반드시 고칩니다. 설정을 마치면 설정 창 오른쪽 위 변경사항 저장하기를 눌러야 카드에 반영됩니다.

예약자는 예약하기 버튼을 누른 뒤 이름과 추가 문항을 적고 휴대폰 번호를 카카오톡 인증번호로 확인한 다음 날짜·시간·인원을 골라 예약합니다. 예약이 완료되면 예약자에게는 카카오톡으로, 받을 수 없으면 문자로 예약 일시·장소·호스트 정보가 가고, 페이지 제작자에게는 이메일로 접수 내역이 갑니다. 예약 카드는 페이지 URL을 게시한 뒤부터 동작합니다. 회신·예약·방문 체크를 한 페이지에서 받는 전체 흐름은 온라인 초청장 만들기 글에 있습니다.

부스 방문 예약까지 받는 비즈니스 초대장 살펴보기 →

예약 없이 사전 등록만 받고 싶을 때는 어떻게 하나요?

질문과 답변 카드의 사전 참석 신청서 프리셋으로 방문 여부·이름·연락처를 필수로 받고, 방문 예정일과 관심 품목을 객관식으로 더합니다.

누가 올지만 미리 알고 싶은 전시회라면 예약 카드 대신 질문과 답변 카드를 씁니다. 카드를 추가하면 프리셋 선택 화면이 먼저 뜨고, 사전 참석 신청서 프리셋은 행사 시작 전 참석 의사를 미리 받는 용도입니다. 객관식과 주관식 질문을 더할 수 있고 질문마다 필수 여부를 정하며, 객관식은 복수 선택 여부를 정합니다.

왼쪽은 방문 여부·이름·연락처·관심 품목이 보이는 질문과 답변 카드의 사전 등록 휴대폰 화면, 오른쪽은 방문 여부·이름·연락처·회사와 직함·방문 예정일·관심 품목·문의 사항 일곱 가지 질문과 필수 여부를 정리한 목록 (가상 예시) — 사전 등록 양식의 기본 질문 일곱 가지와 질문과 답변 카드 화면 — 방문 여부·이름·연락처만 필수

질문은 적을수록 좋습니다. 닐슨 노먼 그룹이 웹 폼 권고의 첫 번째로 꼽는 것이 짧게 유지하라는 것이고, 가이드센터도 필수 질문을 최소화하고 진짜 받고 싶은 답변 정도만 필수로 두라고 안내합니다. 응답은 페이지 URL을 게시한 뒤부터 기록되며 미리보기에서는 폼이 보여도 저장되지 않습니다. 응답은 통계의 제출된 답변 탭에 카드별로 모이고, 객관식은 선택지별 응답 수와 비율이, 주관식은 입력된 답변 목록이 보이며 답변 다운로드로 엑셀로 받습니다. 부스에서 QR로 방문을 확인해야 한다면, QR 방문 체크 기능이 안내된 예약 카드를 씁니다. 제작 전에 받을 항목·회차·응답 마감을 정하는 순서는 모바일 초대장 만들기 글에서 다뤘습니다.

전시 기간 중 부스에서는 어떻게 쓰나요?

방문 체크 가능 시간을 전시 기간 전체로 잡아 두고, 부스의 기기에서 방문 체크 URL을 열어 예약자의 QR 코드를 스캔합니다.

예약 카드의 필수 정보 탭에서 방문 체크 가능 시간의 시작 일시와 종료 일시를 정합니다. 이 시간 안에 예약자가 예약 완료 페이지에 접속했을 때만 방문 체크하기 버튼과 QR 코드가 나타나므로, 전시회라면 첫날 개장 전부터 마지막 날 폐장까지로 넉넉하게 잡습니다.

부스 쪽 준비는 통계 페이지에서 합니다. 왼쪽 사이드바의 예약 현황에서 예약 카드를 누르면 PC에서는 상단에 방문 체크 URL과 QR 아이콘이 보이고, 모바일에서는 URL 텍스트만 보입니다. 이 URL을 부스에서 쓸 스마트폰이나 태블릿으로 열면, 로그인하지 않은 경우 CdBd 로그인 화면이 먼저 뜹니다. 페이지를 만든 본인 계정으로 로그인해야 다음으로 넘어갑니다. 그래서 부스를 지키는 동료가 스캔을 맡는다면 그 기기에 제작자 계정으로 미리 로그인해 두어야 합니다.

전시회 초대장이 현장에서 쓰이는 여섯 단계 카드 — 초대장 발송, 부스 방문 예약, 예약 안내 자동 알림, 부스 도착 후 QR 방문 체크, 방문 체크 완료, 전시 후 현황 다운로드 (가상 예시) — 전시회 초대장이 쓰이는 순서 — 발송부터 부스 방문 체크, 전시 후 명단까지

예약자가 부스에 도착하면 카카오톡이나 문자로 받은 링크를 열어 예약 완료 페이지의 방문 체크하기를 누릅니다. QR 코드가 뜨면 부스 담당자가 카메라로 스캔하고, 예약자가 QR 코드 아래 방문 체크 완료하기를 누르면 방문이 체크됩니다. QR 코드는 30초마다 새로 생성되어 캡처 이미지는 쓸 수 없습니다. 방문 체크가 끝나면 예약 현황 목록의 방문 상태가 방문 완료로 바뀝니다. 전시 기간 중에는 페이지 게시 상태를 유지해야 하며, 게시를 중지하면 예약 완료 페이지가 열리지 않아 방문 체크를 할 수 없습니다.

전시회가 끝난 뒤 명단은 어떻게 활용하나요?

예약 현황에서 방문 완료·미완료를 나눠 보고, 현황 다운로드로 추가 문항 응답까지 담긴 엑셀을 받아 후속 연락 명단으로 씁니다.

통계 페이지 예약 현황에서 예약 카드를 누르면 예약자별 목록과 예약 날짜·시간, 예약자 정보, 방문 상태가 보입니다. 방문 상태 필터로 방문 완료만 또는 미완료만 모아 볼 수 있고, 접수일순·예약일순·이름순으로 정렬할 수 있습니다. 카드에 추가 문항을 설정했다면 관심 품목·미팅 목적 같은 문항이 각각 별도 컬럼으로 표시됩니다. 현황 다운로드를 누르면 방문 상태와 추가 문항 응답을 포함한 전체 예약 내역을 엑셀 파일로 받습니다.

현황 다운로드로 내려받은 예약 내역을 정리한 가상 표 예시 — 부스 미팅 예약 카드의 예약 수와 방문 완료·미완료 비율, 예약자 A~J의 예약 일시·회사·관심 품목·미팅 목적·방문 상태, 현황 다운로드 버튼 (가상 예시 데이터 · 익명 라벨) — 현황 다운로드로 전체 예약 내역을 엑셀로 받습니다 — 내려받은 예약 내역을 정리한 가상 표 예시

방문 완료 명단은 후속 연락에, 미완료 명단은 자료 발송에 씁니다. 전시회 뒤 페이지 내용을 바꿀 때는 에디터에서 수정한 뒤 게시하기를 누르면 기존 URL에 반영되고, 공유 정보의 대표 이미지나 제목을 바꿨는데 카카오톡 미리보기가 그대로라면 가이드센터 URL 생성 및 게시하기 문서의 캐시 초기화 안내를 따릅니다.

거래처마다 담당자 이름이 들어간 초대장을 보내고 싶으면 데이터 관리하기에 명단을 올리고 개별 URL을 만듭니다. 개별 URL은 각 고객에게 고유한 링크를 발급해 그 고객의 이름과 정보가 자동으로 표시되게 하는 유료 기능이고, 평생 무료 URL을 사용 중인 페이지는 데이터를 생성할 수 없어 복제본에서 시작합니다. 다음 전시회에는 이 페이지를 복제해 전시회명·기간·부스 번호와 예약 옵션만 바꾸면 됩니다.

자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 전시회 초대장은 전시 주최 측 초청장과 무엇이 다른가요?

주최 측 초청장은 전시회 입장 자체를 안내하고, 출품 기업의 전시회 초대장은 그 전시회 안의 우리 부스로 초대하는 것입니다. 그래서 전시회명·기간과 함께 홀과 부스 번호, 우리가 보여 줄 품목, 부스에 올 시간을 정하는 예약 안내가 꼭 들어가야 합니다.

Q. 전시 기간이 사흘인데 날짜마다 예약을 따로 받을 수 있나요?

예약 카드의 예약 옵션은 날짜와 시간을 함께 지정해 하나씩 추가하므로, 전시 일자마다 시간대별 옵션을 만들면 됩니다. 옵션마다 인원 제한을 둘 수 있고, 한 사람이 여러 날 예약해야 하면 필수 정보 탭 맨 아래의 중복 예약 허용 토글을 켭니다.

Q. 예약까지는 필요 없고 누가 올지만 미리 알고 싶어요.

질문과 답변 카드의 사전 참석 신청서 프리셋을 쓰면 됩니다. 방문 여부·이름·연락처를 필수로 두고 방문 예정일·관심 품목을 객관식으로 더하면 사전 등록 양식이 됩니다. 응답은 통계의 제출된 답변에서 보고 답변 다운로드로 엑셀로 받습니다.

Q. 부스에서 방문 체크는 누가 어떻게 하나요?

통계 페이지 예약 현황 상단의 방문 체크 URL을 부스에서 쓸 기기로 열고, 페이지를 만든 본인 계정으로 로그인한 뒤 카메라로 예약자의 QR 코드를 스캔합니다. 스캔 뒤 예약자가 휴대폰에서 방문 체크 완료하기를 누르면 예약 현황의 방문 상태가 바뀝니다.

Q. 전시회가 끝난 뒤 예약자 명단은 어떻게 받나요?

통계 페이지의 예약 현황에서 예약 카드를 누르면 예약자별 목록과 방문 완료·미완료 상태가 보이고, 현황 다운로드로 추가 문항 응답까지 담긴 전체 예약 내역을 엑셀로 받습니다. 방문 상태 필터로 미완료만 모아 후속 연락 명단을 만들 수 있습니다.

전시회 초대장, 부스 방문 예약부터 QR 방문 체크까지 링크 하나로 시작하기

참고 출처

국립국어원 표준국어대사전 — 전시회(展示會) · 뜻풀이 "특정한 물건을 벌여 차려 놓고 일반에게 참고가 되게 하는 모임"
국립국어원 표준국어대사전 — 초대장(招待狀) · 뜻풀이 "어떤 자리나 모임에 초대하는 뜻을 적어서 보내는 편지"
PheedLoop — Event Data Lab Report #05: One in Five Registered Attendees Won't Show Up (2026-04-29) · 1,070여 개 현장 행사 체크인 데이터 · 미참석 중앙값 약 20% · 무료 약 28% · 유료 약 17%
Nielsen Norman Group — Website Forms Usability: Top 10 Recommendations · 첫 번째 권고 "Keep it short"
CdBd 가이드센터 — 예약 카드 · 질문과 답변 카드 · 통계 확인하기 · URL 생성 및 게시하기 · 데이터 관리하기

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